Kişisel bilgi yöneticisi, kişiler, resimler ve kişisel günlüklerin yanı sıra notlar ve işyeri kağıtları dahil olmak üzere her türlü kişisel bilginin yönetilmesine yardımcı olan bir tür yazılım programıdır. Bir PIM uygulaması, çeşitli bilgi türlerini işleyen eksiksiz bir araç seti olabilir veya bir planlayıcı veya not alma uygulaması gibi belirli bir bilgi kategorisine odaklanabilir. Çoğu işletim sistemi artık e-posta uygulamaları ve günlükler gibi birkaç temel yerleşik PIM aracıyla geldiğinden, birçok üçüncü taraf PIM uygulaması bu özellikleri iyileştirmeye ve işlevlerini geliştirmeye odaklanır.

PIM yazılımına konulan veriler bir dizinde tutulur. Veritabanının notları, saklanan kağıtları, toplantıları ve diğer verilerinin hepsine kolayca erişilebilir. Bazı PIM yazılımları, bu bilgileri bulutta tutar ve bir web tarayıcısı veya birden fazla cihaz aracılığıyla kullanılabilir hale getirir. Bazı PIM dosyaları, bu gizli bilgiler mevcut olabileceğinden verileri güvende tutmak için korunabilir.

Palm Pilot ve Mac Newton gibi taşınabilir dijital asistanlar, önemli bir bileşen olarak PIM yazılımına sahipti. Cep telefonları büyük ölçüde PDA'ların yerini aldığından, mobil işletim sistemleri artık geniş bir PIM özelliğine sahiptir. Akıllı telefonlara önceden yüklenmiş olarak gelen takvim, kişiler ve not alma uygulamalarına ek olarak, bazı çok sevilen PIM yazılım programları Evernote, Microsoft OneNote ve DEVONthink'tir.